Bedrijfsvoering

Doel (2015-2019)
Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid is verder verduurzaamd, zodat de CO2-voetafdruk van aan ons te leveren diensten, werken en producten één van de afwegingscriteria is en zodat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt worden betrokken.

Doelrealisatie
In de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid voor onze provinciale organisatie is CO2-reductie en duurzaamheid toegepast.

Activiteiten 2019

• In het kader van het meerjarige Actieplan Het goede voorbeeld hebben we de voorgenomen activiteiten 2019 uitgevoerd. Voorbeelden zijn de interprovinciale aanbesteding van het energiecontract en diverse duurzaamheidsmaatregelen bij de herinrichting van het provinciehuis.
• We hebben in MRA-verband afspraken gemaakt over circulair inkopen, onder andere op het gebied van infrastructurele inkoop- en aanbestedingsprocedures en passen waar mogelijk in onze aanbestedingen hergebruik en reductie van materialen en energieverbruik toe.
• In onze aanbestedingen hanteren we waar mogelijk eisen op het gebied van duurzaamheid, hernieuwbare energie en grondstoffen, vermindering van energieverbruik en belasting van het milieu toe.
• De afspraken over de uitvoering van de Participatiewet hebben we gerealiseerd.

Doel (2015-2019)
Een versterkte effectiviteit van het openbaar bestuur.

Activiteiten 2019

• We voeren het programma 'Het Goede Voorbeeld' uit. Hierin geven wij invulling aan onze ambities voor een energieneutrale en circulaire provinciale organisatie. Dit programma is tot stand gekomen vanuit de opgaven 'Duurzame Energie' en 'Circulaire Economie' zoals vastgesteld in de Omgevingsvisie FlevolandStraks.
• We realiseren binnen de financiële mogelijkheden die we hebben dat provinciale inkopen en aanbestedingen bijdragen aan de toename van hernieuwbare energieproductie, minder energieverbruik, het minimaliseren van de milieubelasting, de inzetbaarheid van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en het stimuleren van de bio- en circulaire economie (UP 8.10.2).
• We richten onze aanbestedingen zodanig in, dat we vergeleken met de huidige situatie verbeteringen bereiken in het gebruik van materialen en energie (UP 8.10.3).
• We betrekken de uitvoering van de Participatiewet bij de uitvoering van inkopen en aanbestedingen (UP 8.10.4).

Toelichting

1. Lagere personele lasten dan begroot
Binnen de provincie Flevoland zijn in 2019 87 vacatures opengesteld geweest. Dit komt neer op circa 20% van alle totale functies. Ondanks grote inspanningen om tijdig te werven kan niet worden voorkomen dat functies enige tijd niet worden ingevuld. Daarnaast is er, mede omdat het beleid binnen de provincie 'vaste formatie voor vaste werkzaamheden' luidt, voor een aantal bedrijfsvoeringsprojecten ingehuurd in 2019.
2. Een aantal stelposten is niet (volledig) ingezet
De stelpost Versterking organisatie is bedoeld om de organisatie daar waar nodig te versterken en kent een structureel en een incidenteel deel. Het structurele deel is volledig ingezet, maar op het incidentele deel resteert € 0,8 mln. Dit bedrag is toegevoegd aan de reserve 'Personeel'.
3. Duurzame inzetbaarheid en mobiliteit
Dit budget wordt onder andere gebruikt voor mobiliteitsdienstverbanden of werk-naar-werk begeleiding van vertrekkende medewerkers. In 2019 is hier minder behoefte aan geweest dan in de voorgaande jaren. Dit bedrag is toegevoegd aan de reserve 'Personeel'.
4. Lagere storting voorziening spaarverlof
Naar raming, op basis van historische cijfers voor aangekocht verlof, was ingeschat dat een hogere storting in de voorziening benodigd was dan daadwerkelijk gerealiseerd is.
5. Medewerkerontwikkeling
In 2019 zijn de beschikbare afdelingsbudgetten voor wettelijke opleidingen en medewerkerontwikkeling vrijwel volledig benut (€ 0,08 mln.). Medewerkers hebben daarnaast echter ook een persoonlijk ontwikkelbudget die zij in vijf jaar naar eigen inzicht en eigen tempo in mogen zetten. Op begrotingsbasis is aangenomen dat dit in gelijke jaren wordt uitgegeven. Echter, in 2019 is € 0,3 mln. minder uitgegeven dan geraamd. Om een tekort in de toekomst te voorkomen is de reserve 'Personeel' voor dit onderdeel gebruikt als egalisatiereserve.
6. Traffic management
De lasten voor drukwerk, repro, traffic management en postkamer zijn lager dan begroot (€ 0,2 mln.). Een deel van de lasten voor repro en traffic management wordt doorbelast naar de gebruiker/besteller. Dit is mede gedaan om medewerkers kostenbewust te maken. Dit kan op zijn beurt tot gevolg hebben dat er minder wordt uitgegeven aan deze zaken.
7. IenA plan
Ieder jaar wordt een IV-portfolio opgesteld met daarin alle IV-projecten die geraamd zijn voor het betreffend boekjaar. In 2019 zijn een aantal (deel)projecten volledig uitgevoerd, zoals de werkplekvernieuwing en de vernieuwing van de test- en acceptatieomgeving. Daarnaast zijn een aantal projecten gestart die een doorloop kennen in 2020, zoals het vernieuwen van de CRM en de aanbesteding van het Cloud Datacenter.
8. Meerjaren aanpak bedrijfsvoering (MAB)
Het laatste plateau van het MAB is in 2019 voor het grootste gedeelte afgerond. Voor een aantal projecten geldt dat deze nog een afronding kennen in 2020. Na afronding wordt het MAB in 2020 integraal verantwoord aan PS.

Baten
1. Lagere inkomsten door wijziging VAT-methodiek
Het verschil wordt veroorzaakt door enerzijds lagere inkomsten VAT (€ 0,4 mln.) en anderzijds hogere baten externe detacheringen (€ 0,2 mln.). In 2019 is de zogenaamde VAT-methodiek gewijzigd. Op grond van deze wijziging is het aantal fte’s dat drukte op het zogenaamde VAT-krediet (salariskosten ten laste van projecten) teruggebracht van 13 naar 9 fte’s. Omdat minder fte’s op projecten drukten dan aanvankelijk voorzien was, is de bijdrage Infra eveneens lager geworden.