Bedrijfsvoering

Interne beheersing en rechtmatigheid
Vanaf het begrotingsjaar 2021 zal het college van GS zich in de jaarstukken moeten verantwoorden over de rechtmatigheid. Tot nu toe stelt de accountant de rechtmatigheid vast; hij beoordeelt de financiële getrouwheid en rechtmatigheid van de provincie en maakt hiervoor gebruik van de controlewerkzaamheden die de organisatie zelf uitvoert. Vanaf begrotingsjaar 2021 geeft de accountant enkel een controleverklaring af over de getrouwheid van de jaarrekening (waaronder ook of de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouw beeld geeft). De rechtmatigheidsverantwoording vloeit voort uit de ophanden zijnde wijziging van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Hier is het afgelopen jaar onder andere met IPO en VNG veelvuldig over gesproken.

In de organisatie zijn de voorbereidingen voor deze verandering ter hand genomen. Zo is voor onder andere de grootste geldstromen binnen de provinciale begroting (subsidies, inkoop en personele lasten) de controleaanpak verder gestructureerd om de juistheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college te waarborgen.

Automatisering en informatievoorziening
De verantwoordelijkheid voor een beschikbare, veilige en toekomstbestendige informatievoorziening is ondergebracht bij de afdeling Informatievoorziening. Om te professionaliseren is veel aandacht besteed aan de ontwikkeling van de medewerkers en de werkprocessen. In 2019 heeft de implementatie van de nieuwe (mobiele) werkplek veel aandacht gevraagd. Dit project is succesvol afgerond: alle medewerkers van de provincie beschikken nu over een laptop en mobiele telefoon en kunnen zowel binnen als buiten het Provinciehuis flexibel werken. Daarnaast is voortvarend gewerkt aan de realisatie van de cloudstrategie van de provincie. In 2019 is de Europese aanbesteding gestart voor de transitie naar een datacenter in de cloud. In 2020 wordt hiervoor een aanbieder gecontracteerd en wordt het cloud datacenter ingericht.

De realisatie van het programma ‘Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering’ (MAB, zie hieronder) en de professionalisering hebben geleid tot uitbreiding van de formatie op het gebied van de informatievoorziening. Via het coalitieakkoord zijn medio 2019 aanvullende middelen ter beschikking gesteld voor technisch en functioneel beheer. De werving van deze nieuwe functionarissen is gestart. Daarmee is de basis gelegd voor het “op orde houden van de kwaliteit van de digitalisering”, een belangrijke doelstelling in het coalitieakkoord.

Monitoring aanbevelingen
De afgelopen jaren is in het jaarverslag beknopt gerapporteerd over de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen uit de onderzoeken van de Randstedelijke Rekenkamer. Op verzoek van PS worden in de Jaarstukken 2019 de aanbevelingen uit de Rekenkameronderzoeken gemonitord en de uitwerking daarvan toegelicht. Deze monitor wordt als bijlage bij deze Jaarrekening aan Provinciale Staten aangeboden.