Bedrijfsvoering

HRM

Opgavegericht werken
In het coalitieakkoord hebben we gekozen om de grote maatschappelijke vraagstukken ‘opgavegericht’ aan te pakken zoals beschreven in de Omgevingsvisie. De opgaven staan daarbij centraal en niet de afzonderlijke beleidsvelden. En we zoeken actief de samenwerking met andere publieke en private belanghebbenden. Voor wat betreft de ambtelijke organisatie is hiervoor al een goed fundament gelegd. De organisatie is flexibeler gemaakt, de huisvesting en digitale voorzieningen en de informatievoorziening zijn verder op orde gebracht en de strategische functie in afstemming met PS in de loop van het jaar versterkt.

Arbeidsomstandigheden
In 2019 hebben twee aanbestedingen plaatsgevonden: voor de bedrijfsarts en voor de herverzekering van het eigen risicodragerschap voor de WGA. Zorg van de Zaak is de nieuwe arbodienst die de bedrijfsarts levert. Voor de herverzekering van het eigen risicodragerschap voor de WGA is de bestaande partij Loyalis als beste uit de aanbesteding gekomen.

Wnra
Als gevolg van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) zijn alle ambtenaren, ook die van de provincie Flevoland, per 1 januari 2020 van het ambtenarenrecht naar het reguliere arbeidsrecht overgegaan. Daarmee wijzigt de eenzijdige aanstelling van zittende medewerkers in een tweezijdige arbeidsovereenkomst. De laatste maanden van 2019 hebben in het teken gestaan van de invoering van de Wnra. Aangezien het geen wijziging in de arbeidsvoorwaarden van medewerkers betreft, is gekozen voor een technische omzetting. Aan alle medewerkers is de nieuwe arbeidsovereenkomst aangeboden die door zowel werkgever als werknemer (digitaal) is ondertekend.

Inhuur
Uit de analyse op de inhuur blijkt dat in totaal 27,8% is ingehuurd in 2019. Tweederde deel daarvan had betrekking op concrete projecten en is door PS vastgestelde programma- of projectbudgetten gedekt. Het resterende deel inhuur bedraagt 9,8% van de totale salarissom. Dit betreft het deel dat werd gedekt uit personele budgetten (post tijdelijk personeel). Dit is een stijging van 3,6 procentpunt ten opzichte van 2018, maar is nog steeds lager dan de 10,3% in 2017. Het grootste deel van deze stijging houdt verband met inhuur op vacatures, onder meer voor beleidstaken. Omdat het niet altijd mogelijk was de in 2018 voor beleidsontwikkeling toegekende formatie per direct in te vullen, is deze tijdelijk bezet met inhuurkrachten. Tegelijk met de algemene stijging is de inhuur voor infrastructurele werkzaamheden opmerkelijk gedaald.

Participatiewet
Flevoland heeft in totaal 16,4 fte bezet door medewerkers uit de doelgroep van de Participatiewet. Daarmee is ruimschoots de doelstelling van de banenafspraak (8 fte) gehaald. Volgens de telling van de quotumwet heeft Flevoland 12,4 fte gerealiseerd en voldoet Flevoland vrijwel aan de norm van 12,5.

In 2019 hebben we samen met Werkbedrijf Lelystad, Flevoland Werkt en Werkgever Servicepunt Flevoland een Meet & Match georganiseerd voor mensen uit de doelgroep banenafspraak. Van de 28 deelnemers hebben 14 nadien een baan gekregen, waarvan 4 bij de provincie Flevoland.

Ambtelijke integriteit
Integriteit en informatieveiligheid
Met het oog op de organisatie brede bewustwording van integriteit en informatieveiligheid zijn alle medewerkers geïnformeerd over de mogelijkheden om op een veilige manier informatie en documenten met anderen te delen. Speciale aandacht is besteed aan de nieuwe Privacywet (AVG) en de gevolgen die deze heeft voor het dagelijks werk.

Actualisatie kwetsbare functies
De provincie houdt al enige jaren een intern register bij van kwetsbare functies. Medewerkers met een kwetsbare functie hebben een verhoogde kans dat zich in de uitoefening van hun functie een integriteitsrisico voordoet. Door kwetsbare functies in een centraal register op te nemen kan gericht monitoring plaats vinden op de aanwezigheid en kwaliteit van beheersmaatregelen.  
In 2019 is het register kwetsbare functies geactualiseerd. Onder meer is gekeken op welke kritische functies de, in de gedragscode Integriteit opgenomen, geheimhoudingsplicht van toepassing is. Deze biedt voor een aantal van de onderzochte functies zodanige bescherming tegen integriteitsrisico’s, dat opname in het centrale register niet langer nodig was.  

Melden van geschenken
Het provinciaal beleid schrijft voor dat medewerkers relatiegeschenken met een waarde van meer dan € 50 of meer melden aan de provinciesecretaris. In 2019 zijn 37 relatiegeschenken gemeld.

Melding vermoeden van misstanden
Er zijn geen meldingen van vermoedens van misstanden gedaan.

Ambtseed
In 2019 hebben 40 nieuwe medewerkers de ambtseed of –belofte afgelegd.

Huisvesting
Binnen het provinciehuis is een nieuw huisvestingsconcept ingevoerd. De variatie en flexibiliteit in het gebruik van de ruimte en het meubilair, maken het mogelijk sneller in te spelen op organisatieveranderingen en de wensen van gebruikers. Ook is sprake van een intensiever en daardoor efficiënter gebruik van de aanwezige vloeroppervlakte.

Afronding programma ‘Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering’
Een belangrijk deel van de projecten op het gebied van de informatievoorziening was gebundeld in het programma ‘Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering’ (MAB). Daarvoor hebben Provinciale Staten via de plateaubenadering een programmabudget ter beschikking gesteld. De uitvoering van dit vierjarige programma, met ruim dertig onderzoeken en projecten, is in 2016 gestart en in 2019 grotendeels afgerond. Het programma heeft belangrijke resultaten opgeleverd, waaronder toepassingen voor e-dienstverlening, identity & accesmanagement, e-facturering, een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer en een platform voor data-analyse. Een aantal projecten en activiteiten loopt nog door in 2020. Dit betreft met name de aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), vanwege de latere inwerkingtreding van de Omgevingswet (uitstel tot 1-1-2021), de inrichting van het cloud datacenter en een project gericht op de ontwikkeling van de ‘digitale vaardigheden’ van de medewerkers van de provincie. Medio 2020 zal het programma MAB worden geëvalueerd en afgesloten.

Interprovinciale Digitale Agenda 2.0
Sinds begin 2019 werken de provincies op een aantal terreinen samen aan de digitale transformatie volgens het programma “Interprovinciale Digitale Agenda (IDA) 2.0”. Dit programma staat onder regie van een bestuurlijke “kopgroep” bestaande uit portefeuillehouders van drie provincies. Onder aansturing van een programmamanager hebben de provincies samengewerkt aan projecten in vier “sporen” (bedrijfsvoering, data, e-dienstverlening en innovatie). De provincie Flevoland vaardigt deelnemers af naar elk van deze sporen, om maximaal te kunnen profiteren van deze nieuwe vorm van interprovinciale samenwerking.

Datamanagement
In 2019 heeft de provincie Flevoland actief invulling gegeven aan de ambitie om met behulp van datasturing en Evidence Based Beleid (EBB) de verbinding tussen strategie, beleid en realisatie te versterken. Eén van de resultaten is de realisatie van het dashboard Feitelijk flevoland.nl, een dashboard met cijfers over de beleidsthema’s van provincie Flevoland. Daarnaast is op verschillende terreinen het beleid onderbouwd met feiten en cijfers; concrete voorbeelden hiervan zijn de voortgangsrapportage Duurzame Energie, het werkgelegenheidsonderzoek en de bevolkingsprognose. Verder is een succesvolle pilot met een nieuw Dataplatform uitgevoerd; in een testomgeving zijn verschillende usecases uitgewerkt. Deze pilot heeft eind december geleid tot een projectopdracht voor de realisatie van een Dataplatform waarmee de provincie zich kan ontwikkelen bij beleidsontwikkeling, besluitvorming en verantwoording.

Informatiestrategie 2020-2024
Omdat de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering onverminderd snel doorgaan, is in 2019 gestart met de opstelling van een visie en agenda voor de komende jaren. De meerjarige consequenties van deze “Informatiestrategie” worden in het eerste kwartaal van 2020 verder uitgewerkt.

Informatieveiligheid  
De provincie heeft krachtig doorgewerkt aan de borging en verbetering en informatieveiligheid. Hierin is de provincie goed geslaagd, gezien de omvang en aard van de incidenten. Digitale dreigingen blijven echter onverminderd aanwezig. In 2019 in de nieuwe Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) van kracht geworden. Deze is gebaseerd op de internationale norm (ISO27001/2) en geldt als integraal kader voor alle overheden. Voor de implementatie heeft de organisatie de beschikking over een adviseur informatieveiligheid & privacy die de rol van ‘corporate information security officer’ (CISO) invult. Het informatiebeveiligingsbeleid is geactualiseerd, risicoanalyses zijn uitgevoerd en een monitoring van maatregelen is voorbereid. Deze acties zijn mede gericht op de interprovinciale afspraak om uiterlijk 2023 ‘ISO-certificeerbaar’ te zijn.

Inkoop en aanbesteding

In de inkoop- en aanbestedingsprocedures hebben we per definitie duurzaamheidsaspecten zoals de CO2-reductie meegenomen. In interprovinciaal verband hebben we het afgelopen jaar een energiecontract aanbesteed, waarbij onze gebouwen zijn voorzien van groene stroom en groen gas. Verder hebben we op basis van het vastgestelde Actieplan Het goede voorbeeld in het kader van de opgaven Duurzame energie en Circulaire Economie de geplande activiteiten gerealiseerd. In het kader van de herinrichting van het provinciehuis zijn aansprekende voorbeelden het hergebruik van het meubilair, toepassen van led-verlichting, papierloos werken, vermindering van afval en minder printers.

Bij infrastructurele werken is in iedere aanbesteding de toepassing van duurzame materialen en hergebruik van materiaal de norm geworden. Als uitgangspunt hanteren we dat het haalbaar, betaalbaar en realiseerbaar moet zijn. Daarnaast hebben we in MRA-verband afgesproken dat we meedoen met circulair inkopen en aanbesteden. Dit leidt tot het opnemen van aanvullende duurzaamheidseisen op gebieden als bebording, asfalt en beton.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid (WOO)
Sinds de inwerkingtreding van de AVG heeft de provincie zich intensief met deze regelgeving beziggehouden.
De wet biedt inwoners en medewerkers meer bescherming van hun privacy bij de verwerking van hun persoonsgegevens. De medewerkers zijn zich inmiddels redelijk bewust van wat de regelgeving betekent. Er is bewustwording op gang gekomen om in documenten en andere uitingen en publicaties van de provincie rekening te houden met de privacy van derden.

Het afgelopen jaar is meer bekend geworden over de aanstaande Wet open overheid (Woo). Deze heeft tot doel overheden en semi-overheden transparanter te maken. De overheid is verplicht om meer categorieën documenten actief te publiceren. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. ook de Archiefwet wordt geactualiseerd. We zijn in de organisatie een verkenning gestart naar wat deze wetgeving inhoudt voor het dagelijks werk en voor de wijze waarop de provincie haar documenten openbaar heeft te maken. Ook de financiële consequenties en de personele gevolgen voor de organisatie worden geïnventariseerd. Deze wet (Woo) vervangt op termijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De verwachting is dat deze 2020 parlementair wordt behandeld en per 2021 in werking treedt.

Privacy in de organisatie
We hebben in de organisatie aandacht besteed aan privacyregels en datalekken en in voorkomende gevallen hebben we maatregelen genomen. Het privacy-beleid is geactualiseerd en de procedures (waaronder de procedure ‘melden datalekken’) zijn aangescherpt. Het ‘verwerkingsregister’ is gecompleteerd en met contractpartijen die in opdracht van de provincie persoonsgegevens verwerken zijn verwerkingsovereenkomsten gesloten. Daarnaast zijn bij alle afdelingen ‘aanspreekpunten’ voor privacy-management aangesteld die zicht houden op het privacy-maatregelen binnen hun afdeling. Ook ‘bewustzijn’ is een belangrijk onderdeel van privacy -management. Het aantal incidenten op het gebied van privacy is beperkt gebleven. Er waren vijf serieuze datalekken, waarvan twee zo serieus waren dat ze zijn gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De provincie Flevoland heeft de rol van ‘functionaris gegevensbescherming’ (FG) belegd bij een medewerker van de stafafdeling Bestuurs- en Directieondersteuning (BDO). Om naast de strategische rollen ook de uitvoerende rollen op het gebied van informatieveiligheid en privacy te kunnen invullen is in het Coalitieakkoord ruimte vrijgemaakt voor werving van een ‘information security officer’ (ISO). Deze werving loopt en zal binnenkort kunnen worden ingevuld.

Uitvoering Omgevingsvisie
Om de Omgevingsvisie FlevolandStraks (2017) te kunnen realiseren zijn de opgaven verder uitgewerkt in koersdocumenten die PS hebben vastgesteld. In deze Omgevingsvisie FlevolandStraks is de ontwikkeling van de Flevolandse samenleving in 2030 beschreven. Daarna is in februari 2019 een eerste Uitwerkingsagenda vastgesteld. Voor de nieuwe bestuursperiode is een nieuwe Uitwerkingsagenda in voorbereiding. De zeven opgaven uit de Omgevingsvisie zijn eveneens terug te vinden in de teksten van het Coalitieakkoord 2019 – 2023. In deze paragraaf bieden we inzicht in de manier waarop we werken aan de uitvoering van deze Omgevingsvisie.  

Samenwerking
In de programma’s van dit Jaarverslag is inhoudelijk verantwoord welke activiteiten zijn uitgevoerd ter realisatie van de Omgevingsvisie. Deze paragraaf is een aanvulling op het inhoudelijke gedeelte. Veel werkzaamheden worden door de provincie uitgevoerd of georganiseerd en het merendeel wordt gedaan via lopende werkzaamheden of projecten. Verder hebben we met name in de strategische opgaven met allerlei partners netwerkorganisaties gevormd. Zo zijn er platforms binnen 'Landbouw Meerdere Smaken' en 'Circulaire Economie'. De provincie faciliteert deze platforms waarin initiatieven en innovaties tot stand komen. Om dergelijke processen mogelijk te maken zijn tot en met 2020 middelen beschikbaar gesteld. In de Uitwerkingsagenda II wordt de volgende fase van programmatische uitwerking zichtbaar. Periodieke bijstelling is gewenst om voldoende flexibiliteit te houden.

Middelen
Uitgangspunt is dat de uitvoering van de Omgevingsvisie onderdeel is van het reguliere werk. Omdat het over regionale maatschappelijke opgaven gaat zoeken we altijd samenwerking met medeoverheden of met derden. Deze partners hebben eveneens hun programma’s en plannen. Ons streven is om onze agenda’s aan elkaar te verbinden en op die wijze ook de menskracht en middelen beschikbaar te stellen. Dit zorgt enerzijds voor de noodzakelijke integraliteit van en draagvlak voor de activiteiten en projecten, anderzijds vraagt opgavegericht werken om een grote mate van flexibiliteit. De effectiviteit neemt toe wanneer we er in slagen gezamenlijke investeringen te doen. In deze bestuursperiode zetten wij met name incidentele middelen. Daardoor wordt het mogelijk keuzes te maken en op nieuwe ontwikkelingen in te spelen. 

Sturing en monitoring
Daarnaast is in de Uitwerkingsagenda aangegeven dat er een vorm van monitoring zal worden ontwikkeld om periodiek te kunnen monitoren. Daarin kan zichtbaar worden gemaakt in welke mate de ambities worden waargemaakt. Deze monitor is in voorbereiding en is mede gebaseerd op de informatie van de website Feitelijk Flevoland. Met Provinciale Staten kunnen we aan de hand van deze monitoring spreken over de Omgevingsvisie en de realisatie van de inhoudelijke ambities. We hebben, gelet op de bijstelling en actualisatie van de Omgevingsvisie, niet gekozen voor een separate verantwoordingslijn. De voortgang verantwoorden we in de gebruikelijke P&C-cyclus.